E6 RGPD - Pilotez et démontrez votre démarche de conformité

Le Règlement général sur la Protection des Données (RGPD) ne se limite pas à quelques documents administratifs. Il impose à chaque organisation de connaître les données personnelles qu’elle traite, de maîtriser leur utilisation, de sécuriser leur accès et de pouvoir démontrer les actions engagées.

ESPAR System accompagne les très petites entreprises, les petites et moyennes entreprises, les associations et les organisations publiques dans la mise en place et le suivi d’une démarche claire, progressive et adaptée à leur activité.

Un accompagnement concret et adapté

E6 RGPD permet d’identifier les traitements de données personnelles réalisés par l’organisation, d’évaluer les écarts avec les obligations réglementaires et de construire une feuille de route priorisée.

L’accompagnement associe les dimensions réglementaires, organisationnelles et techniques. L’objectif est d’aider le client à structurer sa démarche, réduire les risques et disposer des éléments permettant de démontrer les actions engagées.

Le registre des activités de traitement constitue un outil central. Il doit refléter la réalité des données traitées, leurs finalités, leurs destinataires, leurs durées de conservation et les mesures de sécurité appliquées.

1. Offres audit & cartographie

Diagnostic initial

  • Analyse de l’organisation et de ses activités.
  • Identification des données personnelles traitées.
  • Examen des pratiques et des documents existants.
  • Évaluation des principaux risques.
  • Identification des écarts et des actions prioritaires.

Registre des activités de traitement

  • Recensement des traitements de données personnelles.
  • Identification des objectifs poursuivis et des fondements juridiques utilisés.
  • Recensement des responsables, destinataires et prestataires.
  • Définition ou vérification des durées de conservation.
  • Description des mesures de sécurité appliquées.

2. Offres conformité légale & droits des usagers

Politiques et informations destinées aux personnes

  • Politique de confidentialité.
  • Mentions relatives à la protection des données dans les formulaires.
  • Information des clients, prospects, salariés et partenaires.
  • Procédures permettant aux personnes d’exercer leurs droits.
  • Politique de conservation et de suppression des données.

Gestion des droits des personnes

Mise en place d’une procédure permettant de traiter les demandes concernant :

  • l’accès aux données ;
  • la rectification des informations ;
  • l’effacement des données ;
  • l’opposition à certaines utilisations ;
  • la limitation du traitement ;
  • la récupération et la transmission des données dans un format utilisable.

3. Offres conformité tiers & analyses de risques

Contrats et prestataires

  • Identification des prestataires manipulant des données personnelles.
  • Vérification des clauses relatives à la protection des données.
  • Encadrement des responsabilités.
  • Vérification des transferts éventuels de données hors de l’Union européenne.
  • Suivi des engagements des prestataires.

Analyse d’impact relative à la protection des données

Lorsque certains traitements sont susceptibles de présenter un risque élevé pour les droits et libertés des personnes, une analyse d’impact peut être nécessaire. ESPAR System peut accompagner l’organisation dans :

  • l’identification des traitements concernés ;
  • l’analyse des risques ;
  • la définition des mesures destinées à réduire ces risques ;
  • la rédaction et le suivi de l’analyse d’impact.

4. Offres sécurité, incidents & culture Interne

Gestion des violations de données personnelles

  • Mise en place d’une procédure interne.
  • Création d’un registre des incidents.
  • Qualification de la nature et du niveau de risque de la violation.
  • Préparation des éléments nécessaires à une éventuelle notification.
  • Accompagnement dans l’information des personnes concernées lorsque cela est nécessaire.

Lorsqu’une violation de données personnelles présente un risque pour les personnes, l’organisation doit la notifier à la Commission nationale de l’informatique et des libertés, lorsque cela est possible, dans les 72 heures suivant le moment où elle en a pris connaissance.

Sensibilisation des équipes

  • Présentation des principes essentiels du Règlement général sur la protection des données.
  • Bonnes pratiques de gestion des données personnelles.
  • Prévention des erreurs humaines.
  • Sensibilisation aux messages frauduleux et aux cyberattaques.
  • Rappel des procédures internes.

Offres gouvernance externalisée & outils de pilotage

Délégué à la protection des données externalisé

ESPAR System peut proposer un accompagnement de DPO externalisé selon les besoins et obligations de l’organisation.

  • l’information et le conseil de la direction ;
  • le suivi du programme de conformité ;
  • l’accompagnement des équipes ;
  • le contrôle du respect des procédures ;
  • le conseil relatif aux analyses d’impact ;
  • le rôle de point de contact pour les questions de protection des données.

La désignation d’un délégué à la protection des données n’est pas obligatoire pour toutes les entreprises. Elle dépend notamment de la nature de l’organisation et des traitements réalisés.

Plateforme numérique de pilotage

Un espace de pilotage peut centraliser registre, procédures, demandes, incidents et preuves.

  • le registre des traitements ;
  • les documents et procédures ;
  • les demandes d’exercice des droits ;
  • les actions correctives ;
  • les incidents et violations ;
  • les preuves et échéances de suivi.

Une démarche en cinq étapes

1. Diagnostic : Analyse de l’organisation, des traitements, des documents et des pratiques existantes.

2. Cartographie : Recensement des données personnelles, des traitements, des personnes impliquées et des flux de données.

3. Évaluation des écarts : Identification des risques, des documents manquants et des actions nécessaires.

4. Plan d’action : Création d’une feuille de route classée selon le niveau de risque, l’urgence et les moyens de l’entreprise.

5. Suivi : Mise à jour régulière des documents, des procédures et des preuves permettant de suivre la démarche.

Livrables

Selon le périmètre retenu, ESPAR System peut remettre :

  • un rapport de diagnostic ;
  • une cartographie des données personnelles ;
  • un registre des activités de traitement ;
  • un tableau des écarts constatés ;
  • une feuille de route priorisée ;
  • des modèles de mentions d’information ;
  • des procédures pour traiter les demandes des personnes ;
  • une politique de conservation des données ;
  • un registre des violations ;
  • des recommandations relatives aux prestataires ;
  • les analyses d’impact nécessaires ;
  • un tableau de bord de suivi.

Public concerné

E6 RGPD s’adresse notamment :

  • aux très petites entreprises et aux petites et moyennes entreprises ;
  • aux professions réglementées ;
  • aux établissements de santé et aux pharmacies ;
  • aux cabinets médicaux ;
  • aux administrateurs judiciaires ;
  • aux associations ;
  • aux collectivités et organismes publics ;
  • aux entreprises traitant des données sensibles ;
  • aux organisations ne disposant pas de responsable spécialisé en interne.

Le Règlement général sur la protection des données concerne aussi bien les traitements numériques que les dossiers papier contenant des données personnelles.

Pourquoi choisir ESPAR System ?

  • Une approche associant protection des données et cybersécurité.
  • Un accompagnement adapté aux petites et moyennes entreprises.
  • Des actions priorisées et expliquées en langage clair.
  • Des livrables directement exploitables.
  • Un interlocuteur identifié.
  • Un suivi dans la durée.
  • Une démarche basée sur les risques réels de l’organisation.

La protection des données personnelles ne repose pas uniquement sur des documents. Elle nécessite également des mesures techniques et organisationnelles adaptées : contrôle des accès, sauvegarde, authentification, protection des postes, sensibilisation et gestion des incidents.

E6 RGPD peut ainsi être associé aux autres solutions ESPAR System : E6 CyberCheck, E6 Backup, E6 Academy et E6 Premium 360..

 E6 RGPD est une prestation d’accompagnement. Elle ne constitue pas une certification et ne garantit pas une conformité définitive.

Savez-vous précisément quelles données personnelles votre entreprise traite ?

ESPAR System vous aide à identifier les écarts, structurer vos obligations et mettre en place une feuille de route adaptée à votre activité.